In this study, we focused on creating plans to manage the administrative information dataset of public records in closed universities. In particular, according to various reference materials and internal materials of the institution, we studied the theoretical discussion about the dataset and figured out the management status of the closed university’s dataset. Therefore, as a measure for the data management of the Comprehensive Information Management System, recording targets are selected, retention periods are determined, administrative information dataset management standards are prepared, administrative information dataset evaluation and deletion are implemented, and comprehensive management systems of closed universities are established.
오늘날의 한국은 출산율 0.86명이라는 초저출산의 위기와 함께 대학의 신입생 충원율이 급감하면서 대학의 폐교가 새로운 사회적 문제로 대두하고 있다. 그 중에서도 폐교대학이 보유하고 있는 기록물은 향후 법적·행정적·증거적 가치 등 다양한 가치가 중첩될 수 있는 주요 정보자원이기 때문에 폐교대학 후속조치의 주요 이슈로 다루어지고 있다(이재영, 정연경, 2020). 최근에 개정된
본 연구는 현재 한국사학진흥재단에서 보유하고 있는 14개교의 이관기록물 중 학사·학적정보 및 인사정보를 담고 있는 DBMS를 바탕으로 구축된 폐교대학 통합정보관리시스템의 데이터 관리 방안을 제시하기 위해 먼저 문헌조사를 통해 폐교대학 기록물 관리의 특징과 현황을 기술하고, 행정정보 데이터세트에 관한 이론적 배경을 고찰함으로써 기록으로서의 데이터 관리에 관한 논의를 검토하였다. 또한 각종 문헌 및 기타자료를 통해 폐교대학 기록물 관리현황을 파악하고, 현행의 폐교대학 통합정보관리시스템 관리현황과 실태를 확인하여 데이터 관리 및 운용방식을 분석하였다. 마지막으로 폐교대학 기록물 관리와 관련된 현행법제 및 관계법령을 검토하여 폐교대학 통합정보관리시스템 데이터의 관리방안을 기록화될 대상 선정, 보존기간 책정, 데이터세트 관리기준표 작성, 데이터세트 평가·삭제, 데이터세트 종합관리체계 구축으로 단계를 구분하여 제시하였다. 특히 폐교대학 데이터세트 관리기준표를 제안함으로써 실무 적용 시 고려해야 할 사항을 별도로 기술하였다.
그간 국내에서 수행된 데이터세트 기록관리에 관한 연구는 크게 개별 행정정보시스템 데이터세트의 기록관리 사례 및 방안에 관한 연구, 데이터세트 선별 및 품질 개선에 관한 연구, 데이터세트 기록화 및 장기보존 방안에 관한 연구로 나뉜다. 먼저 2000년대에는 대부분 개별기관의 행정정보시스템 데이터세트를 중심으로 한 사례연구가 주를 이루었다. 임미숙(2007)과 한철희(2007)는 교육분야의 교육행정정보시스템(NEIS)을 분석하였고, 이은별(2008)은 디지털예산회계시스템을 통해 국가 재정정보의 기록화 방안을 제시하였다. 이외에도 조달업무시스템을 조사한 이순한(2008)의 연구와 공공기관의 인사기록관리시스템인 e-사람을 분석한 진채환(2007)의 연구가 있으며, 최근에는 원자력안전위원회의 행정정보시스템 기록 이관 절차와 방법에 대한 연구를 수행한 황진현 외(2014)의 연구도 있다. 이 연구들은 각 기관에서 운용하고 있는 행정정보시스템에 대한 특성을 분석하고, 기록으로서 보존되어야 할 대상을 명시함으로써 데이터세트에 대한 기록화 방안을 개진하였다는 특징이 있다.
데이터세트 선별 및 품질 개선에 관한 연구로서 조은희, 임진희(2009)는 행정정보시스템의 데이터세트 개념을 정의하고, 데이터세트를 기록으로서 관리하기 위한 기록 건에 대한 식별 개념을 기술하면서 데이터세트의 선별과정을 기록화 대상 데이터세트 결정, 데이터세트 기록건 식별단계, 데이터세트의 관리계층 구성 단계로 구분하여 제시하였다. 임진희와 조은희(2010)는 행정정보 데이터세트 이관 시 데이터 보정 및 품질 개선이 필요함을 데이터웨어하우스 사례를 중심으로 기술하고, 이에 대한 대안을 제시하였다. 한편 이상백, 채수성, 이규철(2015)은 행정정보 데이터세트가 기록으로서 관리되기 위해서는 무결성과 진본성이 보장되어야 함을 강조하며, 데이터 변조를 방지하기 위해 해시함수를 사용하여 데이터세트의 테이블 해시값과 데이터 세트의 해시값을 패키징하여 관리할 것을 주장하였다, 그리고 이규철(2016)은 행정정보시스템을 기록화 단위로 정할 것을 강조하면서 단위기능을 도입하여 데이터세트를 데이터 특성, 데이터 처리방식, 데이터 업데이트라는 세 가지 조합으로 분류하고, 그 유형을 이관, 이관 후 수집, 수집으로 구분되는 기록관리 프로세스를 제안하였다.
이외에 데이터세트 기록화 방안에 관한 연구로, 왕호성과 설문원(2017)은 공공기관의 행정정보시스템 데이터세트 기록 관리를 위한 정책 방향을 제시하면서, 데이터세트는 기록의 내용, 구조, 맥락과 외형과 기능을 함께 보존함으로써 진본성을 확보하고, 행정정보시스템 내에서 구현된 기능에 대한 재현성이 전제될 수 있도록 관리되어야 함을 강조하였다. 또한 데이터세트를 장기보존하기 위한 전략으로 에뮬레이션의 기능성을 제시하였으며, 데이터세트 기록의 관리모형과 정책 방향을 제안하였다. 그리고 오세라와 이해영(2019)은 여섯 개의 공공기관에서 사용하고 있는 각 시스템에 대한 현장조사 결과를 기반으로, 데이터세트 관리기준을 정립하여 현장에서 적용할 수 있는 관리 절차를 제시하였다. 국가기록원(2019)도 데이터세트 유형의 전자기록 현황을 밝히고, 그에 따른 장기보존기술을 조사하여 분석하는 연구를 진행하였는데, 분석결과를 바탕으로 데이터세트 보존포맷을 선정하고 그에 따른 보존 포맷 변환과 복원에 대한 검증과정을 거친 후 데이터세트의 장기보존에 적합한 방식을 제안하였다. 최근에 발표된 연구로, 서지인(2020)은 현행법상 행정정보 데이터세트는 공공데이터 유형의 일부로서 공공데이터법의 관리대상임을 밝히며, 데이세트의 관리대상을 선정하고 관리기준표를 작성하는 업무가 작성 주체의 역량에 의존적인 한편 관리기준표가 구조적으로 변경사항을 반영하는 것에 취약한 문제를 지적하였다. 이에 관리기준표 작성 시 선택형 문항을 추가하여 유연하게 대응하고, 기존의 공공데이터목록등록시스템과 같은 유관시스템과 데이터를 연계할 것을 제안하였다.
이상의 연구들은 행정정보 데이터세트를 기록으로 관리하기 위한 초기연구로서 기록관리 현장 실무에서 적용 가능한 다양한 시사점을 제공하고 있다. 이에 본 연구는 기존의 연구 결과를 참고하여 폐교대학의 행정정보 데이터세트를 기록으로서 관리하기 위한 방안을 마련하고자 한다.
한국사학진흥재단은 2012년 8월부터 교육부와 “폐쇄(폐지)대학 후속조치 지원 사업”에 관한 위탁협약을 체결하면서 현재 17개교 중 폐교대학 측의 청산절차 및 법적 분쟁이 진행 중인 일부 대학을 제외한 14개교의 폐교대학 기록물(460,084명의 데이터, 6,135개의 문서박스)을 위탁 관리하고 있다(〈표 1〉 참조).
[〈표 1〉] 한국사학진흥재단 내 폐교대학 기록물 보관 현황
한국사학진흥재단 내 폐교대학 기록물 보관 현황
폐교대학 기록물은 현행법상 공공기관으로 분류되는 대학기록물이자 폐지기관 기록물로서
폐교대학 기록물은 그간 각종 언론과 국정감사에서 미흡한 기록물 관리 실태를 지적받아 왔다. 실례로, 2015년도 국정감사에서는 2013년에 폐교된 한민학교의 기록물에서 종이기록과 전자기록 간의 데이터 정합성에 관한 문제를 지적하면서 데이터 오류가 나타나는 원인을 파악하고 폐교 시 학사 DB가 원활하게 이관될 수 있도록 조치할 것을 요구하였다(교육문화체육관광위원회, 2016. p. 5). 교육행정 데이터의 미흡한 관리는 제증명 발급서비스 제공 시 데이터가 상이하다는 문제로 귀결될 수 있고, 데이터 간 매칭이 불가능한 경우가 발생할 수도 있다. 현재 한국사학진흥재단에서 제공하고 있는 폐교대학 기록물에 대한 기록정보서비스는 정보공개청구제도와 통합증명서발급서비스가 전부이다. 이 중에서 통합증명서발급서비스(www.u-haksa.or.kr>)는 〈표 2〉와 같이 2019년을 기준으로, 5년간 총 52,660건의 증명서가 발급되었고, 2015년부터 3년간 평균 5,797건이 제공되었으며, 2018년의 발급건수는 17,700건으로 이전 대비 약 3배가 증가하는 등 폐교대학의 DB 데이터를 사용하는 사례가 급증하고 있다(이재영, 정연경, 2019; 한국사학진흥재단, 2019; 한국사학진흥재단, 2020a). 이러한 측면에서 폐교대학 기록물 관리에 대한 다양한 이슈 중 폐교대학의 DB 데이터에 대한 관리기준을 마련하는 것은 시급한 과제 중에 하나이다.
한국사학진흥재단 통합증명서 발급 건수
행정정보 데이터세트에 대한 현행 법정 기준은
데이터세트 유형별 서비스 특성
행정정보시스템은 시스템·데이터베이스의 구성에 따라 세부 유형을 구분할 수 있는데, 국가기록원은 〈표 4〉와 같이 기록으로서 관리되어야 할 행정정보시스템의 기준을 명시하고 있다. 기록관리 대상이 되는 시스템의 유형은 ‘유형Ⅰ’과 ‘유형Ⅱ’로, 고유 행정업무를 시스템으로 구현하고 그 내용이 DB화되는 고유 업무용 시스템(국토종합정보, 국세통합, 전자관보, 환경분쟁조정시스템 등)과 행정업무를 지원한 결과가 저장되고 그 내용(DB)을 활용하는 공통 행정업무 시스템(전자인사정보, 자산관리, 교육행정정보시스템 등)으로 한정된다.
행정시스템 기록 유형구분 표시
최종적으로 데이터세트는 데이터베이스 기반의 저장소를 중심으로 구축되며, 데이터세트 기록을 테이블과 칼럼의 집합체로 이관하여 저장하는 방식으로 관리된다. 그리고 행정정보 시스템은 구조와 기능에 따라 업무 또는 서비스를 위해 단독으로 구성되어 단일기관에서 운영·관리되는 단일기관 단일시스템과 한 개의 기관에서 업무별로 구분되는 각각의 시스템을 하나의 통합 DB로 상호 간 데이터를 공유·참조·생성하는 단일기관 통합시스템, 동일 행정기관 내 조직된 다수의 기관이 중앙시스템을 통해 데이터를 생성·처리하는 중앙집중형이 있다. 또한 하나의 기관 시스템에서 생산된 데이터를 다수 기관에서 연계 또는 참조하여 업무를 처리하는 유형으로, 다기관 연계형과 지자체별로 생상된 데이터를 중앙에서 수집하여 통계 분석 등에 업무 참조로 사용하는 중앙-지자체간 연계형으로 구분할 수 있다(이주광, 2020). 이상의 내용을 폐교대학 통합정보관리시스템에 적용해본다면, 폐교대학 통합정보관리시스템은 공통행정업무시스템이자 단일기관 통합시스템으로 운용되고 있으며, 폐교대학 통합 증명발급 서비스 이행을 위해 ‘카드 및 대장류’에 속하는 데이터세트를 활용하고 있다는 점에서 폐교대학 통합정보관리시스템과 해당 행정정보 데이터세트는 기록으로서 관리될 필요가 있다.
한국사학진흥재단에서 현재 운용하고 있는 통합정보관리시스템은 통합학사정보시스템과 통합증명발급시스템, 폐쇄(폐지)대학 전자화 기록물(문서)관리 시스템으로 구성되어 있다. 통합학사시스템은 대학, 학과, 학부 자유전공, 제2전공, 학·석·박사 연계과정, 공동(복수)학위제도 등 다수의 대학에서 운영되던 학사제도를 유연하게 수용하는 시스템이자 폐교대학 발생 시 적시에 효율적으로 지원할 수 있는 유연성 및 신속성을 겸비한 시스템이다(한국사학진흥재단, 2020b). 통합증명발급시스템은 폐교대학 졸업생을 대상으로 정상적인 증명서 서비스를 이행하기 위해 증명서 발급서비스와 정보를 공유하고, 폐교대학의 인사정보를 교직원에게 제공하기 위한 각종 경력 증명서 발급서비스를 실시하고 있다. 또한 재학생 및 졸업생 스스로 정보를 조회하고 관리할 수 있도록 설계되어 있다. 폐쇄(폐지)대학 전자화 기록물(문서) 관리시스템은 폐교대학에서 이관된 문서 중 전자화를 실시한 문서를 관리하고, 폐교대학 관련 민원업무 수행 중 대학에서 생산한 문서의 확인이 필요할 경우 업무를 지원하는 시스템으로 일부 운영되고 있다(한국사학진흥재단, 2017). 이 중 폐쇄(폐지)대학 전자화 기록물(문서) 관리시스템은 현재 일부 개발되고 있는 관계로, 본 연구에서는 현행의 통합정보관리시스템에 한하여 살펴보고자 한다(〈그림 2〉 참조).
폐교대학으로부터 이관된 데이터베이스는 일차적으로 학사정보관리시스템으로 자료(raw data)가 이관되고, 각 데이터세트는 대학의 학사관리 업무에 따라 학적/인사, 수업/성적, 편입학/정합성, 장학/등록으로 구분하여 관리되고 있다. 데이터에 대한 조회 및 검색은 학사정보관리시스템에서 접근할 수 있으며, 폐교대학 구성원들을 위한 대민서비스로 활용되는 증명발급시스템은 한국사학진흥재단 통합증명서발급서비스 사이트 및 정부24와 연계되어 인터넷발급, 우편증명발급, 우편·팩스자동발급 서비스를 제공하고, 시스템 내 별도의 원본 확인/관리자 기능을 탑재하고 있다. 폐교대학 학생과 교직원은 공인인증서 및 실명인증을 통해 각종 증명서를 열람하거나 발급할 수 있으며, 한국사학진흥재단의 내부관리자는 SSL(Secure Sockets Layer) 보안 기능을 통해 신원을 확인한 후 해당 데이터에 대한 접근이 허용된다. 이 두 시스템의 소프트웨어는 기본적으로 DBMS, WEB/WAS, 위변조방지SW, DB암호화, 키보드보안, 리포팅툴로 운용되고 각 시스템의 업무기능은 〈표 5〉와 같다.
통합학사관리시스템은 데이터를 운영·관리하기 위한 공통시스템과 폐교대학에서 이관된 DB에서 증명서발급에 필요한 데이터를 일련의 테이블로 관리하기 위한 코드시스템으로 구성되어 있다. 공통시스템의 데이터세트는 시스템 운영을 위한 기본적인 공통데이터, 시스템 내 업무권한, 부서, 사용자를 관리하기 위한 권한데이터, 시스템 관리를 위한 롤, 스탠다드확장, 데이블로 구성된 시스템 구성데이터로 이루어져 있다. 코드시스템 데이터세트는 시스템을 관리하기 위해 필요한 데이터를 코드로 나열한 정의 데이터, 폐교대학에서 이관된 학적 DB 데이터를 대학의 학사관리 업무 기준에 맞추어 분류 및 관리하기 위한 관리데이터로 구분된다.
한편 통합증명발급시스템은, 통합학사관리시스템으로 이관된 DB를 통해 발급된 증명서 관련 데이터 관리하기 위한 코드시스템으로 구성되어 있다. 증명서 발급서비스의 기본적인 데이터 등록 및 관리를 위한 증명발급 환경관리 데이터, 증명서 발급 시 필요한 상세데이터 관리를 위한 코드관리 상세데이터, 증명서 발급을 위해 통합증명발급시스템에 가입한 회원을 관리하기 위한 사용자 관리데이터, 증명서 발급 관련 각종 통계 관리를 위한 데이터, 증명서 발급 시 발생한 문제를 해결하기 위한 민원데이터, 증명서 발급을 우편으로 신청한 내역을 관리하는 데이터, 통합증명서발급시스템 내 각종 게시판에 등록·관리를 위한 데이터, 원인(願人)이 직접 재단에 방문하여 증명서를 발급한 내역을 관리하는 데이터로 이루어져 있다.
[〈표 5〉] 통합학사정보시스템 및 통합증명발급시스템의 업무기능
통합학사정보시스템 및 통합증명발급시스템의 업무기능
한국사학진흥재단은 「행정권한의 위임 및 위탁에 관한 규정」 제45조제8항제4호 및 제4의2호에 따라 기본적으로 폐교대학 구성원을 위한 증명서 발급업무를 위해 학사·인사 DB를 이관하여 이 중 필요한 데이터를 추출하여 관리해왔다. 이때, 이관된 폐교대학 데이터세트에는 폐교대학의 운영현황을 알 수 있는 회계시스템 또는 비정형화된 전자기록물은 포함되어 있지 않다. 회계데이터와 비정형화된 전자기록물도 폐교대학 측의 데이터세트로서 관리될 필요가 있으나 폐교대학의 청산인들 이외에 활용할 수 있는 가치가 낮아 이관대상에서 제외되어왔다. 하지만 최근 개정된 사립학교법을 따를 경우, 이관대상에 예산·회계자료에 대한 기록도 포함된다는 점에서 향후 회계데이터 및 기타 전자기록물에 대한 데이터 이관도 추가적으로 수행하여야 한다.
한국사학진흥재단은 데이터세트를 이관하기 전에 폐교대학을 방문하여 담당자 면담을 실시하고 시스템 인프라 및 이관대상 자료를 파악하는 과정을 거친다. 폐교대학 DB가 상이할 경우 1차 마이그레이션 작업을 수행하고, 이를 한국사학진흥재단에서 관리하고 있는 2개의 DBMS로 저장한다. 또한 마이그레이션 작업 시에는 자료 간의 TYPE 및 CHARACTER SET를 변환하는 과정을 수행하고, 대학 DB를 이용하여 1차 자료 정합성 검증을 진행하고 있다. 그리고 대학 DB 분석을 통해 데이터베이스의 설정 및 데이터의 집합체인 테이블 개수와 비전산화자료 및 특이사항을 파악한 후 실제 DB 이관을 위한 스크립트를 작성하고 있으며, 오류 점검을 통해 데이터 정제작업을 거쳐 데이터세트를 일괄 이관하는 과정을 수행한다. 비전산화자료의 경우, 자료입력원을 통해 시스템에 직접 입력하는 방식으로 DB를 저장하고 있다. 이관은 각 대학의 DB에서 필요한 데이터를 한국사학진흥재단에 있는 임시저장소로 1차적으로 옮기고, 대학과 한국사학진흥재단의 운영하는 DB의 종류가 동일하다면 기본적인 정합성 검사를 통해 데이터 검증을 실시한다. 그러나 DB의 종류가 상이할 경우 한국사학진흥재단에서 운영하는 DB에 맞게 2차 마이그레이션 작업을 수행한 후 1차 저장소에 저장하고, 2차 정합성 검사를 통해 증명서발급 서비스를 제공하기 위한 데이터 저장소로 이관하고 있다. 이관된 폐교대학의 데이터세트는 한국사학진흥재단의 통합증명발급서비스에서 발급하는 12종의 증명서로 재현될 수 있도록 통합학사정보시스템과 통합증명발급시스템 내 DB를 설계하여 운영된다. 통합정보관리시스템은 시스템 구조도 및 각각 데이터세트에 대한 DB 테이블 정보로 관리되고 있다. 그런데 이를 체계적으로 운영하기 위한 기록관리 기준은 부재한 상태이며, 기록관리를 수행하는 전문인력 역시 배치되어 있지 않다.
정부에서는 행정정보화를 추진하면서 국가 정보자원의 종합관리로서 정보의 다양한 정보시스템에 대한 통합적 체계와 일관된 관리를 위해 범정부 EA시스템인 GEAP를 운영하고 있다. GEAP에 등록된 공공기관의 정보시스템은 2019년을 기준으로 약 1만 6천여개에 달하고, 중앙행정기관에는 약 1,700여개의 시스템이 구축되어 있다(이주광, 2020). 하지만 한국사학진흥재단의 통합정보관리시스템은 EA 포털에서 관리되지 않고 독자적인 형태로 운영되고 있다. 그래서 시스템 폐기나 업그레이드 등을 실행할 경우 기록의 유실 가능성이 높아질 수 있으며, 폐교대학의 행정정보 데이터세트라는 특수성은 데이터를 재이관하거나 복구할 수 있는 환경이 아니라는 점에서 해당 데이터세트에 대한 관리기준을 조속히 마련할 필요가 있다. 이에 다음 장에서 폐교대학 통합정보관리시스템의 데이터세트 관리방안으로, 기록화 대상 선정, 보존기간 책정, 행정정보 데이터세트 평가·삭제, 폐교대학 행정정보 데이터세트 종합관리체계 구축에 대한 기준을 제시하고자 한다.
기본적으로 행정정보 데이터세트를 기록으로 관리하기 위해서는 현장에서 실행하기 위한 범용적인 업무절차가 먼저 마련되어야 한다. 이를 위해 본 연구는 국가기록원이 제정한 『행정정보 데이터세트 기록관리 기준-관리기준표 작성 및 이관규격(NAK 35:2020(v1.0))』과 『행정정보 데이터세트 기록관리 실행매뉴얼』에 기술된 행정정보 데이터세트의 기록관리 실행절차의 이행 순서에 따라 폐교대학 데이터세트 관리방안을 제안하였다.
데이터세트를 기록으로서 선별하는 작업은 일반적인 기록의 선별과 동일한 맥락에서 이해될 수 있지만, 데이터세트는 문서와 달리 기록으로서 통제하기 위한 적용 단위나 대상이 명확하지 않다는 특징이 있다. 그에 따라 데이터세트를 기록으로 관리하기 위해서는 데이터세트에서 기록 건에 대한 단위를 식별하거나 정립하는 과정이 필요하다. 조은희와 임진희(2009)는 데이터세트를 기록으로서 관리하기 위한 식별단위 기준을 세 가지로 제시하고 있는데, 첫째, 데이터세트는 기록관리 생애 주기 및 각 관리단계에 따른 통제 및 관리가 가능하여야 하고, 둘째, 기술·분류·처분 등을 수행 시 계층별로 논리적 연관성을 가져서 상위계층의 속성을 그대로 상속받거나 물리적 매체의 특성과 관련성을 가지는 등 실무에 있어 현실적인 편의성을 제공하여야 하며, 셋째, 업무적·논리적·물리적으로 연관성이 있는 데이터세트가 범주로서 구분되어 있어야 한다. 이때, 식별단위 기준은 단위기능을 식별하여 구분하는 것으로 이해될 수 있다. 행정정보시스템의 경우, 한 개의 시스템에 한 개의 단위기능에 적용되거나 여러 개의 단위기능이 종합적으로 반영될 수도 있다. 또한 단일 시스템 내 DB를 업무 모듈별로 구분하거나 하나의 DB만을 관리대상으로 정하기도 한다. 또한 물리적으로 하나의 DB를 사용하지만 여러 개의 데이터테이블을 그룹화하는 경우, 이 그룹별로 단위기능을 설정하여 데이터세트를 운영하는 경우도 있다(이주광, 2020). 본 연구에서는 폐교대학 통합정보관리시스템의 단위기능 설정을 위해 우선 시스템 운영 현황과 서비스 현황, 시스템 기능 관련 자료를 활용하여 업무기능 단위를 도출하였다. 이때, 업무기능 단위는 시스템에서 제공하는 서비스로, 시스템 분석을 통해 대기능을 도출하고, 업무기능에 따른 테이블 매핑 구조를 파악하였으며, 기능분석에서 결정된 관리 단위가 물리적으로 분리가 가능한지를 검토하였다.
먼저 통합학사정보시스템은 다수의 대학에서 운영되던 학사제도를 유연하고 신속하게 수용하는 시스템으로, 업무기능에 따라 대기능을 크게 여덟 개로 구분하여 학교·학생·성적·수업·등록·장학·졸업·인사 관리로 구분하고 있다. 각 대기능은 세부기능에 따른 데이터테이블로 구성되어 있으며, 대기능 간에는 일부 데이터를 참조하는 관계형데이터베이스관리시스템(Relational DataBase Management System, 이하, RDBMS) 형태로 운영되고 있다. 예를 들면, 학생 관리의 학적 또는 개인 신상에 관한 데이터는 장학 관리의 장학생 데이터와 연계될 수 있으며, 학적사항은 성적 관리의 성적데이터와 수업 관리의 수강데이터, 졸업 관리의 졸업데이터와의 연계가 가능하다. 따라서 통합학사정보시스템은 대기능별로 데이터세트가 구분되어 있고 일부 출원 데이터가 참조되는 형태로 운영되고 있다는 점에서 대기능별 데이터세트를 기본 단위기능으로 설정하되 기능에 따라 보존기간을 달리 책정하는 방식으로 운영될 필요가 있다. 통합증명발급시스템은 폐교대학 졸업생 및 교직원에게 증명서 발급서비스와 정보를 공유하는 시스템으로, 업무기능에 따라 대기능을 발급환경·증명서·민원·발급내역 관리 등 크게 네 가지로 분류할 수 있다. 통합증명발급시스템도 통합학사정보시스템과 마찬가지로 대기능별 데이터세트는 독립적으로 분리되어 있지만, 필요에 따라 대기능 간의 일부 데이터를 참조·활용하는 방식으로 활용되고 있다. 따라서 통합증명발급시스템도 대기능별 데이터세트를 기본 단위기능으로 설정하되 기능에 따라 보존기간을 책정하는 방식을 취할 수 있다(〈표 6〉 참조).
폐교대학 통합정보관리시스템의 관리 단위
행정정보 데이터세트도 여타 기록물처럼 내용에 따라 기록으로 관리되어야 하지만, 데이터세트는 시스템 내 여러 관련 기능 요소에 종속된 상태로 관리대상 데이터가 타 기능과 연계되어 활용되는 기간 또는 다른 업무에 참고하는 기능 등에서 사용되는 기간에는 기존의 처분(폐기, 보존 등) 개념을 동일하게 적용하기 어려운 부분이 있다(이주광, 2020). 이에 행정정보 데이터세트 관련 공공표준에서는 데이터세트를 ‘처분의 제약’이라는 개념을 통해 기록관리 처분이 보류되거나 지연되는 기간과 사유를 입력하여 관리될 수 있도록 정하고 있다. 그리고 시스템을 기본단위로 관리하는 경우, 행정정보 데이터세트의 관리기준표에는 해당 단위기능명을 설정하여 관리하는 것이 원칙이다. 다만, 하나의 시스템 아래 여러 개의 업무를 수행하는 기능과 각각의 데이터세트가 구분되어 있고, 보존기간 등을 다르게 관리해야 할 경우에는 각각의 기능에 맞게 단위기능을 추가하여 관리할 수 있다(국가기록원, 2020a).
폐교대학 통합정보관리시스템에 이를 적용하면, 통합학사정보시스템과 통합증명발급시스템은 시스템의 기능에 부합하는 보존기간을 책정하여야 한다. 특히 폐교대학의 데이터세트는 일반 공공기관과는 달리 “폐교”라는 특수한 환경과 폐교대학 재학생, 졸업생, 교직원 등 구성원을 대상으로 제공하는 제증명 발급서비스나 기타 기록정보서비스에 대한 기록 집합화도 고려하여야 한다. 폐교대학의 경우, ‘학사, 학적, 성적, 인사, 예산·회계, 소송, 대학구조 개혁, 대학 평가’ 등 대학의 폐쇄 관련 업무에서 파생되는 기록물을 확보하는 것이 중요하고, 해당 유형의 기록물에 대한 보존기간을 책정하는 것은 그 맥락과 가치를 고려하여 재조정될 필요가 있다(이재영, 정연경, 2020). 따라서 폐교대학의 기록물과 폐교대학에서 이관된 데이터세트도 ‘폐교’라는 맥락을 고려하여 일부 기록물은 일반 대학 기록물의 보존기간보다 길게 책정하여 관리하는 것이 필요하다.
『행정정보 데이터세트 기록관리 기준-관리기준표 작성 및 이관규격(NAK 35:2020(v1.0))』에 따르면, 행정정보 데이터세트 관리기준표는 관리정보, 법규정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보, 기록관리정보의 6개 영역, 총 36개의 항목으로 구성된다(〈표 7〉 참조).
행정정보 데이터세트 관리기준표 구성
행정정보 데이터세트 관리기준표의 기본서식을 바탕으로 수집된 자료를 활용하여 메타데이터로도 활용될 수 있는 폐교대학 통합정보관리시스템의 행정정보 데이터세트 일부에 관한 관리기준표를 제안하면 〈표 8〉과 같다.
[〈표 8〉] 폐교대학 통합정보관리시스템의 데이터세트 관리기준표(안)*
폐교대학 통합정보관리시스템의 데이터세트 관리기준표(안)*
이상과 같이 본 연구에서는 폐교대학 통합정보관리시스템 중 통합학사정보시스템의 일부 데이터세트에 대한 관리기준표를 제시하였다. 현재 통합학사정보시스템은 시스템 내 다양한 업무가 혼재된 상태로 대기능별로 업무기능이 분화되어 있고, 그에 따른 데이터세트가 테이블 단위로 구분되어 있다. 그에 따라 각각의 대기능별 데이터세트는 보존기간이 다르게 관리될 필요가 있다. 기능에 따라 각기 다른 보존기간을 설정하였더라도 해당 데이터세트의 처분을 논의하는 평가 단계에서 관련 시스템 및 다른 데이터세트 간의 연관성이나 제증명 관련 데이터 여부를 확인하는 과정이 포함된다면, 데이터세트 삭제 및 폐기로 인한 생길 수 있는 문제는 일정 부분 해소될 수 있다. 따라서 본 연구에서는 관리기준표 내 각각의 기능을 맞는 단위기능을 추가 기입하여 보존기간을 각기 다르게 설정하고 폐교대학 통합정보관리시스템의 관리기준표에서 폐교대학별 데이터 이관 사항에 관한 특이사항 등을 부가정보의 항목으로 추가함으로써 기록관리 시 참고할 수 있도록 변경하였다.
폐교대학 통합정보관리시스템의 데이터세트는 보존기간이 만료하거나 처분제약사항에 따른 보류기간과 보존기간이 모두 경과하면, 현행의 「한국사학진흥재단 기록물관리규정」에 따라 평가심의에 상정한 후 폐기 처분을 통해 삭제할 수 있다. 이때, 평가는 기존의 기록물평가심의회의 평가심의서 서식을 응용하여 데이터 영역별로 상정하여야 한다(국가기록원, 2020b). 또한 폐교대학의 데이터세트는 특성상 처리과 의견을 조회하지 못한다는 것을 전제로 해야 한다. 따라서 폐교대학의 데이터세트는 관련 표준에서 제시하는 서식의 항목을 준용하되 폐교대학의 특성에 맞춰 총 8개의 항목으로 이루어진 〈표 9〉와 같은 서식으로 평가될 수 있다.
평가과정에서 평가대상 데이터세트에 대한 시스템 내 연관성과 제증명 서비스 관련 데이터 여부를 확인하고 시스템 담당자의 참조의견과 전문요원의 심사 및 평가심의를 통해 폐기가 확정된 데이터세트는 별도의 저장소 및 운용시스템 내에서 복구가 불가능하도록 완전히 삭제하고, 단위기능, 범위, 폐기량, 폐기근거, 폐기방식, 폐기일시 등 삭제된 내역과 결과를 기록화하여야 한다. 현재 통합정보관리시스템 내 기록관리시스템을 개발 중이라는 점에서 향후 폐기 관련 정보를 시스템 내 메타데이터로 남기는 것은 가능할 것이다. 또한 데이터세트의 삭제는 국가기록원에서 제공하는 삭제지원 도구를 활용하여 폐기를 수행할 수 있다. 이때, 삭제지원 도구에 등록하는 삭제용 스크립트는 기관별 행정시스템에 맞게 기관에서 자체적으로 제작함으로써 삭제지원 도구의 삭제기능을 실행하고 처분결과서도 출력하여 관리할 수 있다(국가기록원, 2020b).
[〈표 9〉] 폐교대학 행정정보 데이터세트 평가심의서(안)
폐교대학 행정정보 데이터세트 평가심의서(안)
폐교대학 통합정보관리시스템의 데이터세트는 폐교대학으로부터 이관된 행정정보 데이터세트를 기반으로 설계되어 운영되고 있다. 폐교대학의 행정정보 데이테세트를 체계적으로 관리하기 위해서는 이관단계를 포함한 업무절차를 마련하고, 행정정보 데이터세트를 기록으로서 관리하기 위한 단계를 업무별로 구분하여야 한다. 즉, 기록물 이관단계부터 데이터세트가 폐기나 삭제되고 보존되는 단계까지 일련의 업무절차를 마련할 필요가 있다.
폐교대학의 행정정보 데이터세트는 크게 이관단계, 준비·등록단계, 기록관리단계, 보존단계로 구분할 수 있다. 이관단계에서는 폐교대학 담당자, 한국사학진흥재단의 시스템 담당자와 기록관리 담당자가 배석한 상태에서 시스템 인프라 및 이관대상 DBMS를 파악하고, 한국사학진흥재단의 DB와 폐교대학의 DB 규격이 상이할 경우 마이그레이션을 실시하여야 한다. 이후 데이터 정합성 검증과 데이터 정제작업을 거친 DB는 한국사학진흥재단의 스토리지로 이관하는 과정이 필요하다. 준비·등록단계에서 위탁관리기관인 한국사학진흥재단은 인수한 DB에 대한 시스템 분석을 실시하여 관리단위를 식별하고, 관리기준표 작성을 위한 기초자료를 획득하여야 한다. 이때, 시스템 담당자와 기록관리 담당자 간의 협업을 통해 기술적인 요소와 기록관리 요소가 모두 고려될 수 있도록 조정할 필요가 있다. 시스템 분석 결과는 데이터세트 관리기준표 작성 시 반영되어야 하며, 확정된 관리기준표는 기록관리 업무의 일환으로 개시되어야 한다. 기록관리 단계에서는 시스템 담당자가 폐교대학 행정정보 데이터세트 관리기준표에 따라 데이터를 운용·참조·보존하고, 기록관리 담당자는 데이터관리, 시스템 변경·관리, 기준표관리, 이관/폐기/보존 등 데이터 관리 현황에 대해 상시 모니터링하는 구조로 운영되어야 한다. 시스템 하드웨어 또는 소프트웨어, 데이터 구조, 기능 등에 변경이 필요할 경우에는 기록관리 영향을 평가하여 기준표에 반영하여야 하며, 데이터세트 관리기준표는 최신정보로 유지·관리되어야 한다. 데이터 보존기간이 만료되거나 데이터 유지 목적이 완료되는 시기에는 시스템 담당자와 기록관리 담당자 간의 논의를 거쳐 적법한 절차에 따른 평가·처분을 실시하고, 폐기가 확정된 데이터세트는 복구가 불가능하도록 완전히 삭제하여야 한다. 또한 삭제된 내용과 결과는 시스템에서 기록화하여 폐기정보에 대한 관리도 수행할 필요가 있다. 마지막으로 보존기간이 준영구 이상이거나 중요 기록물로 분류될 수 있는 데이터세트는 분산보존함으로써 스토리지를 구분하여 보존하는 것이 필요하다((〈그림 3〉 참조).
Hans Hofman (1995)은 전자기록관리의 통합적 접근 필요성을 강조하면서 전자기록 관리를 위한 요소로서 지적 통제 및 평가에 기반이 되는 지적 인프라와 생산, 보존, 열람, 활용을 위한 기술 인프라, 지적 인프라와 기술 인프라를 수행하는데 필요한 조직 인프라가 구축되어야 함을 주장하였다. 폐교대학의 행정정보 데이터세트 관리에 이를 적용하면, 첫째, 지적 인프라는 관련 법제를 정비하고 지침 및 매뉴얼을 개발하여 실무의 근거를 마련하는 것이다.
둘째, 기술 인프라는 폐교대학 통합정보관리시스템 내 구성되는 각종 시스템 단위로 관리할 수 있는 기술환경을 구축하는 것이다. 세부적으로는 폐교대학에서 이관된 DB 데이터를 관리하기 위한 통합학사정보시스템, 폐교대학 증명서 발급을 위해 필요한 데이터 및 발급 시 발생하는 데이터를 관리하기 위한 증명발급시스템으로 관리되어야 한다. 또한 폐교대학에서 이관되는 비전자기록물 중 학적부, 인사기록카드와 같이 열람빈도가 높은 기록물은 스캔을 통한 전자화를 실시하고 있는데, 이를 기록물철 데이터로 관리하기 위한 기록물관리시스템이 운영되어야 한다. 이러한 시스템과 데이터를 안정적으로 관리하기 위해서는 기술지원과 기록관리 도구의 개발이 필요하다. 최신의 IT 환경에 맞추어 시스템 유지보수 및 고도화를 실시하고, 데이터와 시스템을 최적의 상태로 운영·관리하며, 특히 학사·인사 데이터는 다수의 개인정보를 보유하고 있기 때문에 보안적인 기술지원도 뒷받침되어야 한다. 그리고 관리하는 데이터가 증가하거나 다양해질 경우 이를 보완하기 위한 기록관리 도구도 개발되어야 한다.
셋째, 조직 인프라는 지적 인프라와 기술 인프라를 유기적으로 연계할 수 있는 실질적인 관리 주체인 기록물관리 전문요원을 배치하고 유관기관 간의 헙업체계를 구현하는 것이다. 즉, 폐교대학 기록물 및 데이터 관리를 위한 기록물관리 전문요원을 배치함으로써 기관 내 시스템 담당자와 협업을 통해 데이터 이관부터 보존까지 이르는 일련의 절차를 수행하고, 시스템 내 데이터 관리에 대한 모니터링을 통해 체계적인 기록관리가 이루어져야 한다. 다만, 폐교대학 데이터 관리는 기술적인 요소와 기록관리 요소를 모두 고려해야 한다는 점에서 시스템 관리자의 견해도 참조할 필요가 있다. 또한 폐교대학의 데이터세트가 대학에서 생산된 데이터이기 때문에 각종 대학 및 교육부 산하기관에서 시행하고 있는 데이터세트 관리체계를 벤치마킹하여 초기에 구축한 관리데이터 형태를 기술적 또는 구조적으로 발전시켜 나가는 것도 중요하다. 따라서 유관기관 간의 협업체계를 구축하여 데이터세트 관리체계를 강화한다면, 관리기관의 특성에 맞는 관리기준을 정립할 수 있을 것이다.
본 연구는 2020년 3월에 개정된
기록화 대상은 폐교대학 통합정보관리시스템 가운데 현재 개발 중인 페쇄(폐지)대학 전자화 기록물(문서) 관리시스템을 제외한 통합학사정보시스템과 통합증명발급시스템을 대상으로 업무별 대기능을 추출하여 기능별 DB 테이블 매핑 구조를 살펴보고 데이터세트의 분리 가능성을 검토하였다. 그 결과, 시스템은 RDBMS로 대기능 간의 일부 데이터가 참조되는 형태로 운용되고 있으나 대기능별 데이터세트는 각각 독립되어 있어 관리단위는 대기능별 데이터세트로 설정할 필요가 있음을 확인하였다. 보존기간 책정에 있어서는 폐교라는 사회적 특징을 고려하여 기존의 대학기록물과 다르게 책정될 필요가 있음을 확인하였으며, 폐교대학의 행정정보 데이터세트 관리기준표는 폐교대학 통합정보관리시스템 중 통합학사관리시스템의 학생 관리, 수업 관리, 장학 관리에 관한 단위기능을 중심으로 제안하였다. 현행 시스템은 시스템 내 다양한 업무가 혼재된 상태로 운용되어 대기능별로 업무기능이 분화되어 있고, 그에 따른 데이터세트가 테이블 단위로 구분되어 있다. 현재 국가기록원에서는 행정정보시스템의 특성과 기관의 업무 고유성 등 관리되는 데이터세트의 특성과 성격에 따라 항목을 변경하거나 추가 정보 등을 추가적으로 기입할 수 있음을 안내하고 있는 바, 본 연구에서는 관리기준표 내 각각의 기능에 맞는 단위기능을 추가 기입하여 보존기간을 각기 다르게 설정하는 방식을 택하였다. 기본서식은 국가기록원에서 배포하는 행정정보 데이터세트 관리기준표를 사용하였고, 별도로 폐교대학별 데이터 이관 사항에 관한 특이사항 등을 부가정보의 항목으로 부기함으로써 기록관리 시 참고할 수 있도록 변경하였다. 데이터세트의 평가 및 삭제는 현행 표준에서 제시한 평가심의서를 따르되 폐교의 특성상 처리과 의견을 조회하지 못한다는 환경을 반영하여 폐교대학 행정정보 데이터세트 평가심의서(안)을 제안하였다. 마지막으로 폐교대학 행정정보 데이터세트 종합관리체계로서 폐교대학 행정정보 데이터세트 관리 절차를 기술하고, 관리체계 구축을 위해 지적 인프라, 기술 인프라, 조직 인프라를 마련해야 함을 강조하였다.
본 연구는 폐교대학의 행정정보 데이터세트에 대한 기록관리 방안을 제시한 사례연구로, 이를 실무적 측면에서 활용하기 위해서는 시스템 ERD, 데이터코드정의서, 테이블정의서, 사용자설명서 등 시스템 개발 산출물 및 보유 데이터에 대한 심층 분석과 함께 단위기능 설정에 대한 추가 논의가 필요하다. 기술 환경의 변화에 따라 기록 환경이 변하고, 전자기록의 영역도 확장되고 있다. 또한 폐교대학 구성원들에게 제공되는 증명서 발급이 폐교대학의 행정정보 데이터세트를 기반으로 이루어지고 증명발급서비스 이용자가 지속적으로 증가하는 것을 고려할 때, 향후 폐교대학 데이터세트의 관리는 더욱 강화되어야 할 것이다.
